Лучшие альтернативы Airtable для совместной работы и управления проектами

Airtable — невероятно гибкий инструмент, который позволяет вам воспользоваться преимуществами реляционных баз данных и облачной совместной работы, чтобы лучше организовать бизнес-процессы. Однако его настройка может быть сложной, и иногда специализированные инструменты, особенно в таких областях, как управление проектом , могут работать лучше, чем Airtable, требуя при этом меньше времени на установку и настройку.

В этом списке мы рассмотрим некоторые из лучших альтернатив Airtable. Объекты, которые мы здесь рассматриваем, обычно более ограничены по объему, чем Airtable, и во многих отношениях это хорошо. Перефразируя философию Unix, всегда лучше делать что-то одно и делать это хорошо.

Лучшие альтернативы Airtable

1. Google Таблица

Для кого это: пользователи, которым нужно что-то простое

Если Google Sheet — это Microsoft Excel в облаке, считайте, что Airtable — это Google Sheet на стероидах. Но что, если вы все равно не ищете предварительные варианты? Что ж, тогда Google Sheet должен работать нормально.

На самом деле, в листе Google можно сделать несколько вещей, которые недоступны в Airtables. Например, поскольку Airtable представляет собой комбинацию реляционной базы данных и Excel, данные всегда остаются с записью, а это означает, что если вы удалите запись, связанные с ней данные (соответствующие им строки) также будут удалены. Лист Google в этом отношении гораздо более гибок: вы можете удалить отдельные столбцы или строки, и это не повлияет на другие строки и столбцы. Аналогично, Google Sheet позволяет выполнять отдельные функции для каждой ячейки, Airtables не предлагает такой гибкости, он применяет первую функцию к каждой записи в ячейке. Вот хорошее видео от Гарет Провост , объясняющее это.

Google Таблицы также полностью бесплатны для любого количества пользователей.

Тем не менее, Google Sheet лишен многих функций по сравнению с Airtables. В отличие от Airtables, которые позволяют вводить данные в нескольких формах, будь то текстовый файл, текст, изображения и т. д., листы Google принимают только числа и текст. Если вы используете лист Google с группами, другие пользователи не смогут комментировать, устанавливать крайний срок, изменять представление и многое другое.

В целом Airtbale — это нишевый продукт, который привлекает избранный круг клиентов. Если ваши потребности не являются конкретными, Google Sheet подойдет вам. Мы в Techwiser постоянно используем Google Таблицы для ведения бухгалтерского учета и управления темами.

2. Трелло

Для кого это: пользователи, которым нужен более простой и специализированный инструмент для управления задачами на основе канбана.

Airtable оснащен множеством функций, которые делают его гораздо большим, чем просто инструментом для совместной работы на основе электронных таблиц. Но наличие такого большого количества функций может стать большой проблемой, если вы просто хотите выполнить определенный набор задач. Вот где действительно превосходит Трелло . Это инструмент, ориентированный на управление задачами с использованием подхода Канбан.

Теперь в Airtable появилась функция Канбана. Его можно использовать для управления задачами и планирования. Но, учитывая, что в нем есть, среди прочего, отслеживание кандидатов, управление компенсациями и управление запасами, можно с уверенностью сказать, что он не был разработан с учетом конкретной работы, такой как управление задачами.

Читать: Trello против Wekan – какой инструмент управления проектами лучше?

Что позволяет делать Trello?

Мы используем Trello здесь, в TechWiser, чтобы отслеживать ежемесячные статьи каждого автора, и это работает просто великолепно.

Trello использует таблицы Канбан, чтобы вы могли отслеживать ход выполнения задач в режиме реального времени. Это особенно полезно в ситуациях, когда желательно бережливое управление проектами. Trello позволяет вам определять различные корзины Канбана. Затем пользователи могут устанавливать задачи и использовать метки для обновления своего статуса. Например, в Techwiser мы используем такие ярлыки, как «Исследование», «Написание», «Публикация» и т. д., чтобы отслеживать ход разработки статей в режиме реального времени. И в любой момент, если у редакторов есть какие-либо предложения, они могут оставить комментарий, и уведомления будут отправлены владельцу карты любым способом: через настольный компьютер или мобильное приложение.

Trello поддерживает интеграцию с рядом других платформ, таких как Слабый и Google Drive. Интеграции называются «Powerups» и являются частью монетизации Trello. В TechWiser мы интегрировали Trello со Slackbot, поэтому редактор получает мгновенные уведомления о ходе работы над статьей.

Читать: Лучшие приложения Slack, которые сделают ваше общение эффективным

Модель Freemium Trello может ограничить ваши возможности

Бесплатная версия позволяет использовать только одно усиление одновременно. Более того, Trello не позволяет бесплатным пользователям использовать детальные настройки доступа и разрешений пользователей, а также ограничивает вас вложениями файлов размером 10 МБ. Trello предлагает несколько платных уровней. Золотой уровень в 5 долларов в месяц на самом деле является просто «фримиум-плюс». Лимит включения увеличивается до 3, и вы можете прикреплять файлы размером до 250 МБ. Мы в Techwiser используем бесплатную версию, и она отлично работает для команды из 5–10 человек.

Большим недостатком Trello (не считая модели монетизации) является то, что его возможности гораздо более ограничены, чем у Airtable. Вы получаете управление проектами через цифровую настройку Канбана, и это все. Если вам больше нравится мощная система управления базами данных Airtable, вам стоит рассмотреть другие варианты, например Jira.

Плюсы:

• Очень простой подход на основе Канбана.
• Не требует специальных знаний или предварительной подготовки.

Минусы:

• Ограничено управлением проектами.
• Модель Freemium ограничивает ваш доступ к пользовательским элементам управления и интеграции.

Зарегистрируйтесь в Трелло

3. Джира

Для кого это: корпоративные пользователи, которые ищут более мощную альтернативу Trello с функциями электронных таблиц/баз данных и отчетов

Jira — старший брат Trello, и его дополнительные функциональные возможности делают его достойным соперником Airtable при попытке хорошо организовать вашу организацию. Поскольку Jira уделяет больше внимания отслеживанию управления проектами, у нее гораздо больше встроенных функций в этой области по сравнению с Airtable. Гибкость Airtable — палка о двух концах: вам придется приложить больше усилий к своей базе Airtable, чтобы воссоздать некоторые функции, которые Jira уже предлагает «из коробки».

Jira также обеспечивает более высокий уровень автоматизации, что опять же делает решение в целом более удобным. Однако по сравнению с Trello Jira значительно сложнее, и вам придется вручную настраивать такие вещи, как уведомления и рабочие процессы. Когда вы имеете дело с крупномасштабными проектами или руководите несколькими командами, Jira становится значительно лучше.

Jira более гибкая система, чем Trello, но требует более длительного обучения

У вас есть детальный контроль над доступом пользователей, вы можете иметь несколько треков для мониторинга разных команд и разных проектов, а функция отчетности позволяет превратить все это в аккуратные презентации для показа начальству. Самым большим ограничением по сравнению с Airtable (как и Trello) является то, что он ориентирован на управление проектами, тогда как Airtable можно использовать для настройки всего, использующего реляционные базы данных. И, по сравнению с Trello, здесь гораздо более крутая кривая обучения. Менеджерам проектов, использующим Jira, придется потратить время на изучение того, как ее использовать, прежде чем получать реальные реальные результаты. Стоимость также является фактором. Для небольших команд (до 10 пользователей) Jira доступна всего за 10 долларов в месяц. Однако для более крупных команд цена составляет 5 долларов США за пользователя, что может легко превратить Jira в крупный центр затрат.

Подключите Jira к Airtable, чтобы получить лучшее от обоих миров

Поскольку для хранения информации об отслеживании проектов используется структура реляционной базы данных, Jira спроектирована аналогично Airtable. Airtable действительно может подключаться к Jira, поэтому, если вы являетесь крупным корпоративным пользователем, это облегчит подключение вашего рабочего процесса Jira, связанного с управлением проектами, к другим функциям, которые вы выполняете с помощью Airtable.

Плюсы:

• Детальный контроль доступа пользователей
• Инструменты отчетности демонстрируют прогресс.

Минусы:

• Значительно более крутая кривая обучения, чем у Trello.
• Не такой гибкий, как Airtable.

Ознакомьтесь с пробная версия Jira

4. Фузио

Для кого это: пользователи малого бизнеса, которым нужна модульная альтернатива Airtable

Если мы недостаточно подчеркнули это, мы скажем это еще раз: Airtable великолепен как инструмент общего назначения и полезен практически в любом бизнес-сценарии, которые могут извлечь выгоду из хранения данных в базе данных Airtable.. Ограниченные решения, такие как Trello, использовать гораздо проще, но когда они слишкомограничены, вы вынуждены вернуться к Airtable.

Модули Fusioo позволяют пользователям выбирать нужные им функции

Разработчики Fusioo поняли это и вместо этого создали Fusioo как модульную платформу. Базовая подписка Fusioo предоставляет вам мощный инструмент для совместной работы в облаке, который позволяет создавать базы данных и управлять ими, отслеживать проекты и управлять разрешениями. Пользователи, которым нужны дополнительные функциональные возможности, могут подписаться на бесплатные модульные функции в магазине приложений Fusioo. К ним относятся, среди прочего, функции CRM, отслеживание заявок и управление расходами.

Airtable позволяет подключить существующие корпоративные инструменты, например существующую CRM. Однако настройка межлинков может занять много времени. С модулями Fusioo все находится под одним большим зонтиком: вы можете получить модуль Fusioo ATS, модуль Fusioo CRM и другие модули, такие как управление расходами, по мере необходимости. Каждый из них построен на собственной структуре базы данных. Функция перетаскивания позволяет настраивать их в соответствии с конкретными потребностями.

Мастер на все руки, но не мастер ни в чем? Выделенные решения всегда лучше модулей Fusioo

Большим недостатком здесь является то, что полноценные корпоративные решения премиум-класса в каждой из этих областей предложат вам гораздо больше, чем модуль Fusioo. И вы всегда можете подключить их к Airtable. Это не должно быть большой проблемой, если вы владелец малого и среднего бизнеса и вам просто нужны базовые функции.

Плюсы:

• Модули предоставляют пользователям малого бизнеса базовые функции CRM, ATS и другие функции без специального программного обеспечения.

Минусы:

• Дополнительные функции очень ограничены по сравнению со специальным программным обеспечением.
• Airtable, подключенный к настоящей CRM, ATS и ERP, станет значительно более мощным.

Ознакомьтесь с пробная версия Fusioo

Заключительные слова

Каждое из этих решений имеет свой набор преимуществ и недостатков по сравнению с Airtable. Они также обслуживают разные типы пользователей. Fusioo и Trello — отличные решения для управления проектами «на обучающих колесах» для пользователей малого бизнеса, которые хотят лучше организовать свои бизнес-процессы, не увязая в самом органайзере. Эти решения удобны в кармане и не требуют небольшого предварительного опыта. Однако они становятся значительно менее полезными в условиях крупных предприятий. Если вам нужно очень мощное решение для управления проектами, позволяющее управлять несколькими командами, отслеживать прогресс и создавать отчеты, Jira — это то, что вам нужно. Однако время и деньги, которые вы вкладываете в это, должны быть факторами, которые вы должны учитывать.

Читайте также: Лучшие системы отслеживания кандидатов